Data Entry

Met Manual Data Entry kunt u handmatig patiëntrecords binnen een registratie aanmaken, bekijken en bijwerken. U kunt gegevens controleren, ontbrekende informatie aanvullen en validatieproblemen oplossen voordat een record wordt gepubliceerd.

Toegang

U heeft vanuit elk onderdeel van het Data Platform toegang tot ‘Manual Data Entry’. U kunt via het pictogram voor Data Entry in de zijbalk, of via de landingspagina van het Data Platform door te klikken op ‘Nieuwe data-aanlevering’ en vervolgens op ‘Manual Data Entry’.

Om patiëntrecords te bekijken, selecteert u eerst een combinatie van Organisatie en Registratie waarvoor u toegang voor heeft. U bekijkt altijd de patiëntrecords van één organisatie en één registratie.

Wilt u overschakelen naar een andere organisatie of registratie? Ga dan terug naar het overzicht van Manual Data Entry via:

• de broodkruimelnavigatie bovenaan de pagina;
• het pictogram Manual Data Entry in het navigatiemenu aan de linkerzijde.

Selecteer vervolgens de combinatie van organisatie en registratie om verder te werken met de bijbehorende patiëntrecords.

Pagina Overzicht

Wanneer u een registratie opent, komt u terecht op een van de twee tabbladen:

• Actie vereist
• Gepubliceerde patiënten

Actie vereist

Het tabblad Actie vereist wordt standaard geopend wanneer er patiëntrecords zijn waarvoor nog actie nodig is.

Op dit tabblad vindt u:

• Nieuwe patiëntrecords die nog niet zijn gepubliceerd.
• Bestaande patiëntrecords met ongepubliceerde wijzigingen.
• Patiëntrecords met validatiemeldingen die moeten worden opgelost.

Deze patiëntrecords vereisen actie voordat ze kunnen worden opgenomen in rapportages en analyses. Afhankelijk van de situatie kunt u bijvoorbeeld:

• Validatiemeldingen oplossen.
• Openstaande wijzigingen controleren en publiceren.
• Nieuwe patiëntrecords publiceren.

Zodra een patiëntrecord is gepubliceerd en eventuele validatiemeldingen zijn opgelost, wordt het beschikbaar in onze rapportage tool en Codman (op de maandag na aanlevering) .

Het tabblad Gepubliceerde patiënten bevat alle patiëntrecords die gepubliceerd zijn in de registratie. Dit is de data die op dit moment beschikbaar is in rapportage dashboards, zoals Codman.

These records have successfully completed the required validation and publication steps and are considered the current published version of the data.

From this tab, you can review published records and verify the information that is being used for reporting, analysis, and decision-making.

Het tabblad Gepubliceerde patiënten wordt standaard geopend wanneer er geen patiëntrecords op het tabblad Actie vereist staan.

Dit tabblad bevat alle gepubliceerde patiëntrecords. Deze gegevens zijn beschikbaar in Codman en vormen de meest recente gepubliceerde versie van de data. De patiëntrecords hebben de benodigde validatie- en publicatiestappen succesvoldoorlopen en zijn daarmee beschikbaar voor rapportage en analyse.

Op dit tabblad kunt u gepubliceerde patiëntrecords bekijken en kunt u de data verifiëren die wordt gebruikt voor rapportages, analyses en beslissingen.

Kolommen van patiëntrecords

De kolommen die worden weergegeven op de tabbladen Actie vereist en Gepubliceerde patiënten kunnen per registratie verschillen. Een aantal kolommen is echter in alle registraties beschikbaar en geeft belangrijke informatie over het patiëntrecord.

Laatst gewijzigd

De kolom Laatst gewijzigd is beschikbaar op beide tabbladen en toont wanneer het patiëntrecord voor het laatst is bijgewerkt.

• Op het tabblad Gepubliceerde patiënten wordt de datum en tijd weergegeven waarop het patiëntrecord voor het laatst is gepubliceerd en beschikbaar is gekomen in rapportagetools.
• Op het tabblad Actie vereist wordt de datum en tijd weergegeven van de meest recente wijziging in de ongepubliceerde versie van het patiëntrecord.

Houd er rekening mee dat patiëntrecords op het tabblad Actie vereist ongepubliceerde wijzigingen bevatten. Hierdoor kan de datum in de kolom Laatst gewijzigd verschillen van de datum die voor hetzelfde patiëntrecord wordt weergegeven op het tabblad Gepubliceerde patiënten.

Status

De kolom Status is beschikbaar op het tabblad Actie vereist en toont de huidige status van het patiëntrecord.

Meer informatie over de verschillende statussen vindt u in de sectie Status van een patiëntrecord.

Gegevensvalidatie

De kolom Gegevensvalidatie is beschikbaar op het tabblad Actie vereist en geeft aan of het patiëntrecord validatiemeldingen bevat.

Meer informatie over validatiemeldingen en de betekenis ervan vindt u in de sectie Validatiemeldingen bij een patiëntrecord.

Taken

De kolom Taken is alleen beschikbaar voor registraties die gebruikmaken van follow-uptaken. Deze kolom geeft inzicht in de taken die gekoppeld zijn aan een patiëntrecord.

Meer informatie over de verschillende taaktypen vindt u in de sectie Taken.

Een patiëntrecord zoeken

De eenvoudigste manier om een patiëntrecord te vinden, is via de Filters rechtsboven op de pagina.

Een patiëntrecord zoeken

Met de beschikbare Filters kunt u snel specifieke patiëntrecords vinden. Afhankelijk van de registratie kunt u zoeken op bijvoorbeeld:

• het unieke patiëntnummer;
• de naam van de patiënt;
• de datum waarop het patiëntrecord voor het laatst is gewijzigd;
• andere registratiespecifieke velden.

De ingestelde filters worden uitsluitend toegepast op het momenteel geselecteerde tabblad (Actie vereist of Gepubliceerde patiënten).

Wanneer uw zoekopdracht meerdere resultaten oplevert, kunt u met de paginering onderaan de pagina:

• bepalen hoeveel patiëntrecords per pagina worden weergegeven;
• door de verschillende pagina’s met zoekresultaten navigeren.

Zo kunt u grote aantallen patiëntrecords eenvoudig doorzoeken en beheren.

Status van een patiëntrecord

De kolom Status geeft de huidige status van een patiëntrecord weer. Aan de hand van deze status kunt u zien of het patiëntrecord gereed is voor publicatie of dat er nog actie nodig is.

Status van een patiëntrecord

Concept

Een patiëntrecord met de status Concept is een nieuw record dat nog niet is gepubliceerd. Wanneer een nieuw patiëntrecord wordt aangemaakt, wordt dit automatisch opgeslagen als Concept totdat het wordt gepubliceerd.

Patiëntrecords met deze status zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met toegang tot de registratie en zijn nog niet beschikbaar in rapportages of analysetools zoals Codman.

Actie vereist

Een patiëntrecord met de status Actie vereist bevat één of meer validatiemeldingen die moeten worden opgelost voordat het record opnieuw kan worden gepubliceerd.

Deze status kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer tijdens een validatie gegevenskwaliteitsproblemen worden vastgesteld in een eerder gepubliceerd patiëntrecord.

Om deze status op te lossen:

1. Controleer en corrigeer de gemelde validatiemeldingen.
2. Publiceer het patiëntrecord opnieuw.

Zodra alle validatiemeldingen zijn opgelost en het patiëntrecord opnieuw is gepubliceerd, wordt het weer beschikbaar in rapportages en analyses.

Ongepubliceerde wijzigingen

De status Ongepubliceerde wijzigingen geeft aan dat er wijzigingen zijn aangebracht in een patiëntrecord die nog niet zijn gepubliceerd.

Deze status ontstaat wanneer:

• een gebruiker een patiëntrecord wijzigt vanuit het tabblad Gepubliceerde patiënten;
• een gebruiker een patiëntrecord wijzigt dat eerder de status Actie vereist had.

Totdat de wijzigingen zijn gepubliceerd, blijft in rapportages de laatst gepubliceerde versie van het patiëntrecord zichtbaar.

Wordt gepubliceerd

Deze status wordt weergegeven met een draaiend icoon en betekent dat het patiëntrecord momenteel wordt verwerkt voor publicatie.

Tijdens dit proces:

• kan het patiëntrecord niet worden bewerkt;
• zijn de nieuwste wijzigingen nog niet beschikbaar in rapportages en analysetools.

Wanneer de publicatie succesvol is afgerond, wordt het patiëntrecord verplaatst naar het tabblad Gepubliceerde patiënten.

Publiceren mislukt

Deze status wordt weergegeven met een rood kruis en betekent dat het publicatieproces niet succesvol kon worden afgerond vanwege een technisch probleem.

In de meeste gevallen kunt u proberen het patiëntrecord opnieuw te publiceren. Blijft het probleem bestaan, neem dan contact op met De MRDM Servicedesk (hyperlink email)

Gepubliceerd

De status Gepubliceerd is geen afzonderlijke status in Data Entry. Alle gepubliceerde patiëntrecords zijn terug te vinden op het tabblad Gepubliceerde patiënten.

Deze patiëntrecords zijn succesvol gepubliceerd en beschikbaar voor rapportages en analyses in Codman (Op de maandag na aanlevering)

Wanneer u een gepubliceerd patiëntrecord wijzigt, wordt automatisch een nieuwe ongepubliceerde versie aangemaakt. Het patiëntrecord krijgt dan de status Ongepubliceerde wijzigingen totdat de wijzigingen opnieuw zijn gepubliceerd.

Validatiemeldingen bij een patiëntrecord

De kolom Gegevensvalidatie op het tabblad Actie vereist geeft een overzicht van alle validatiemeldingen die voor een patiëntrecord zijn vastgesteld.

Validatiemeldingen wijzen op mogelijke problemen in de gegevens, zoals:

• ontbrekende informatie;
• ongeldige waarden;
• inconsistenties in de geregistreerde gegevens.

Door met de muis over de validatie-indicator te bewegen, kunt u aanvullende informatie bekijken, waaronder:

• het aantal validatiemeldingen voor het patiëntrecord;
• de ernst van de gevonden meldingen.

Wanneer een patiëntrecord meerdere validatiemeldingen met verschillende ernstniveaus bevat, wordt altijd het hoogste ernstniveau weergegeven. Hierdoor kunt u snel zien welke patiëntrecords de meeste aandacht vereisen.

Het controleren en oplossen van validatiemeldingen helpt ervoor te zorgen dat patiëntrecords volledig, correct en gereed zijn voor publicatie en rapportage.

Validatiemeldingen bij een patiëntrecord

Goedgekeurd wordt weergegeven met een groen vinkje en geeft aan dat het patiëntrecord geen validatiemeldingen bevat. Patiëntrecords met deze status zijn gereed voor publicatie en vereisen geen verdere actie.

Waarschuwing wordt weergegeven met een geel vinkje en geeft aan dat het patiëntrecord één of meer waarschuwingen bevat. Deze waarschuwingen wijzen op mogelijke gegevenskwaliteitsproblemen die aandacht verdienen, maar blokkeren de publicatie van het patiëntrecord niet.

Ernstige waarschuwingen worden weergegeven met een oranje uitroepteken en geven aan dat het patiëntrecord belangrijke gegevenskwaliteitsproblemen bevat.

Hoewel het patiëntrecord nog steeds kan worden gepubliceerd, adviseren wij om deze meldingen eerst te beoordelen en waar mogelijk op te lossen. Ernstige waarschuwingen kunnen namelijk invloed hebben op de kwaliteit van rapportages en analyses.

Fouten worden weergegeven met een rood uitroepteken en geven aan dat het patiëntrecord één of meer kritieke validatiemeldingen bevat. Patiëntrecords met fouten kunnen niet worden gepubliceerd totdat alle fouten zijn opgelost.

Controleer de validatiemeldingen, breng de benodigde correcties aan en valideer het patiëntrecord opnieuw voordat u het publiceert.

Taken

Sommige registraties maken gebruik van follow-uptaken. Deze taken helpen ervoor te zorgen dat patiëntrecords worden bijgewerkt wanneer aanvullende informatie beschikbaar komt.

Wanneer een follow-up moment is bereikt, wordt het betreffende patiëntrecord automatisch verplaatst naar het tabblad Actie vereist. Hierdoor kunt u het patiëntrecord beoordelen en indien nodig aanvullende gegevens vastleggen.

Om patiëntrecords met openstaande follow-ups eenvoudig te herkennen, bevatten deze registraties een kolom Taken op het tabblad Actievereist. Deze kolom toont de huidige status van de follow-uptaken die aan het patiëntrecord zijn gekoppeld.

De kolom Taken helpt u om:

• Patiëntrecords te identificeren waarvoor een follow-up nodig is.
• De status van openstaande follow-uptaken te volgen.
• Patiëntrecords volledig en actueel te houden.

Zodra de vereiste follow-upinformatie is toegevoegd en het patiëntrecord opnieuw is gepubliceerd, wordt het weer weergegeven op hettabblad Gepubliceerde patiënten.

Follow-up Taken

Geen taken

Geen taken wordt weergegeven met een groen vinkje en er zijn geen openstaande follow-up taken, er is geen verdere actie vereist.

Verwacht

Verwacht wordt weergegeven met een geel vinkje en geeft aan dat er in de toekomst een follow-up nodig is, maar dat de uiterste datum nog niet is bereikt.

Het patiëntrecord wacht op aanvullende gegevens of acties die vóór de geplande follow-updatum moeten worden aangeleverd of uitgevoerd.

Verlopen

Verlopen wordt weergegeven met een oranje uitroepteken en betekent dat de uiterste datum voor de follow-up is verstreken.

Patiëntrecords met deze status vereisen aandacht, omdat de benodigde follow-upinformatie niet tijdig is aangeleverd. Het controleren en afronden van verlopen follow-ups helpt ervoor te zorgen dat patiëntrecords volledig en actueel blijven.

Registraties met follow-upmeldingen

De volgende registraties ondersteunen follow-upmeldingen:

• DASA
• DHBA
• DHFA
• DHNA
• DGOA
• DLCA-L

Patiëntdetails

U kunt een patiëntrecord bekijken zonder het direct te openen voor bewerking.

Selecteer hiervoor een patiëntrecord in de lijst. Aan de rechterzijde van het scherm wordt vervolgens het venster Patiëntdetails geopend. Hier vindt u een overzicht van belangrijke gegevens, validatiemeldingen en andere relevante informatie over het patiëntrecord.

Op deze manier kunt u snel beoordelen of actie nodig is zonder het patiëntoverzicht te verlaten.

Let op: Patiëntdetails zijn niet beschikbaar terwijl een patiëntrecord wordt gepubliceerd. Patiëntrecords met de status Wordt gepubliceerd kunnen pas worden geopend of bewerkt nadat het publicatieproces is afgerond.

Het venster Patiëntdetails is onderverdeeld in verschillende tabbladen. Afhankelijk van de status van het patiëntrecord en de beschikbare gegevens kunnen bepaalde tabbladen wel of niet zichtbaar zijn.

Gegevensvalidatie

Het tabblad Gegevensvalidatie toont alle validatiemeldingen die voor het patiëntrecord zijn gevonden. Het tabblad is vaak de snelste manier om te achterhalen waarom een patiëntrecord aandacht vereist en welke acties nodig zijn om het gereed te maken voor publicatie.

Per validatiemelding wordt het volgende weergegeven:

• Het betreffende veld.
• De huidige waarde van het veld.
• De validatiemelding die het probleem beschrijft.

Deze informatie helpt u te bepalen welke gegevens moeten worden aangepast voordat het patiëntrecord kan worden gepubliceerd.

Wilt u de meldingen oplossen? Dan kunt u kiezen uit de volgende opties:

• Klik op Patiënt bewerken om het patiëntrecord te openen en handmatig wijzigingen aan te brengen.
• Klik op Meldingen oplossen om het patiëntrecord direct te openen bij de eerste validatiemelding, zodat u direct kunt beginnen met het oplossen van de gevonden problemen.

Ongepubliceerde wijzigingen

Het tabblad Ongepubliceerde wijzigingen is alleen beschikbaar voor patiëntrecords met de status Ongepubliceerde wijzigingen.

Op dit tabblad vindt u een overzicht van alle wijzigingen die zijn aangebracht sinds het patiëntrecord voor het laatst is gepubliceerd. Hiermee kunt u de huidige, ongepubliceerde versie vergelijken met de versie die is gepubliceerd.

U kunt hier eenvoudig controleren:

• Welke velden zijn gewijzigd.
• Welke waarden zijn aangepast.
• Of de wijzigingen gereed zijn om te worden gepubliceerd.

Wanneer u akkoord bent met de aangebrachte wijzigingen, kunt u deze direct vanuit Patiëntdetails publiceren door te klikken op Wijzigingen publiceren.

Zodra het publicatieproces is afgerond, wordt de bijgewerkte versie van het patiëntrecord beschikbaar in rapportages en analyses.

Tabblad Taken

Het tabblad Taken is alleen beschikbaar voor registraties die gebruikmaken van follow-up taken.

Dit tabblad biedt een overzicht van alle follow-up activiteiten die gekoppeld zijn aan het patiëntrecord. Hierdoor ziet u direct welke aanvullende informatie of acties nog nodig zijn.

Per taak kunt u de volgende informatie bekijken:

• het type follow-up dat wordt verwacht;
• de huidige status van de taak;
• eventuele relevante deadlines of aanvullende vereisten.

Wanneer een actie vereist is, kunt u op Oplossen klikken om het patiëntrecord direct te openen bij de betreffende follow-up sectie. Zo kunt u de benodigde informatie snel aanvullen en de follow-uptaak afronden.

Met behulp van het tabblad Taken houdt u patiëntrecords volledig en actueel en voldoet u aan de vereisten van de registratie.

Opgeslagen gegevens

Het tabblad Opgeslagen gegevens biedt een overzicht van alle informatie die is opgeslagen in het patiëntrecord.

Dit tabblad is voor wanneer u de inhoud van een patiëntrecord wilt controleren of er gegevens ontbreken die nog moeten worden aangevuld.

Hier kunt u alle geregistreerde gegevens raadplegen zonder het patiëntrecord te openen voor bewerking. Hierdoor kunt u snel controleren welke informatie beschikbaar is en of aanvullendeacties nodig zijn.