Nieuw Patiëntrecord aanmaken
Om een nieuw patiëntrecord aan te maken, klikt u op Toevoegen patiënt
Wanneer u een nieuw patiëntrecord aanmaakt of een nieuw subject toevoegt aan een bestaand patiëntrecord, wordt een dialoogvenster geopend. In dit venster vult u één of meer verplichte velden in waarmee de patiënt of het subject uniek wordt geïdentificeerd. Deze gegevens helpen om dubbele registraties te voorkomen.
Als de door u ingevoerde data al voorkomen in een ander patiëntrecord of subject, krijgt u hiervan een melding. U kunt vervolgens het bestaande patiëntrecord openen in plaats van een nieuw record aan te maken.
Hierdoor kunt u controleren of de patiënt of het subject al is geregistreerd voordat u nieuwe data toevoegt.
Opbouw van een patiëntrecord
Een patiëntrecord is opgebouwd uit verschillende secties waarin gerelateerde gegevens worden gegroepeerd.
De meeste registraties bevatten een sectie Patiënt, waarin de basisgegevens van de patiënt worden vastgelegd. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de registratie, aanvullende secties beschikbaar zijn, zoals:
- Comorbiditeiten
- Behandeling
- Episodes
- andere registratiespecifieke secties
Hoewel de beschikbare secties per registratie kunnen verschillen, verloopt het invoeren van data overal op dezelfde manier.
Validatieregels
Om de kwaliteit en volledigheid van de gegevens te waarborgen, gelden voor veel velden validatieregels. Deze regels kunnen verschillen per registratie en per veld.
Wanneer een ingevoerde waarde niet voldoet aan de vereisten, verschijnt er een validatiemelding bij het betreffende veld. Deze melding geeft aan wat moet worden aangepast voordat het patiëntrecord kan worden opgeslagen of gepubliceerd.
Conditionele velden
Sommige velden worden alleen weergegeven wanneer deze relevant zijn. Op basis van eerder ingevulde gegevens kunnen extra velden zichtbaar worden of juist worden verborgen.
Hierdoor ziet u alleen de velden die van toepassing zijn op de betreffende patiënt en blijft het invul-formulier overzichtelijk.
Verplichte velden
Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht en moeten worden ingevuld voordat het patiëntrecord kan worden gepubliceerd.
Wanneer een verplicht veld niet is ingevuld, verschijnt er een validatiemelding die aangeeft dat invoer vereist is.
Door alle verplichte velden in te vullen en eventuele validatiemeldingen op te lossen, zorgt u ervoor dat het patiëntrecord gereed is voor publicatie en gebruik in rapportages en analyses.
Er zijn vier types validatiemeldingen die kunnen worden vertoond. Meer info over deze meldingen vind u hier. Manual Data Entry → Validation of patient records.
Navigeren binnen een patiëntrecord
Met het navigatiepaneel aan de linkerzijde van het patiëntrecord kunt u eenvoudig tussen de verschillende onderdelen van het patiëntrecord navigeren.
Onderaan het navigatiepaneel vindt u de volgende navigatieopties:
- Vorige: opent het vorige onderdeel van het patiëntrecord.
- Volgende: opent het volgende onderdeel van het patiëntrecord.
- Terug naar overzicht: keert terug naar het overzicht van patiëntrecords, waar u andere patiëntrecords kunt bekijken en beheren.
Onderdelen van een patiëntrecord verwijderen
Tijdens het aanmaken van een nieuw patiëntrecord kunt u afzonderlijke onderdelen verwijderen als deze niet langer nodig zijn. Ook kunt u een volledig patiëntrecord verwijderen zolang het de status Concept heeft.
Het geselecteerde onderdeel wordt daarna definitief uit het patiëntrecord verwijderd.
⚠️ Let op: Wanneer u een onderdeel verwijdert, worden ook alle gegevens die binnen dat onderdeel zijn ingevuld permanent verwijderd. Controleer daarom vooraf of deze gegevens niet meer nodig zijn.
Wilt u een volledig patiëntrecord met de status Concept verwijderen? Klik dan rechtsonder op Verwijder concept. Vervolgens verschijnt een bevestigingsvenster waarin u de verwijdering moet bevestigen.
⚠️ Let op: Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.
Een patiëntrecord publiceren
Het aanmaken of wijzigen van een patiëntrecord maakt de gegevens niet automatisch beschikbaar in rapportagetools zoals Codman.
Om een nieuw patiëntrecord of aangebrachte wijzigingen beschikbaar te maken voor rapportages en analyses, moet het patiëntrecord worden gepubliceerd. Met het publiceren bevestigt u dat het patiëntrecord gereed is voor gebruik en kunnen de gegevens worden verwerkt voor rapportage en analyse.
Om een patiëntrecord te publiceren, klikt u rechtsonder op Publiceer.
Houd hierbij rekening met het volgende:
- Het publiceren van een patiëntrecord is noodzakelijk voordat gegevens zichtbaar worden in rapportagetools.
- Kleine waarschuwingen (geel) blokkeren het publiceren niet.
- Ernstige waarschuwingen (oranje) blokkeren het publiceren niet, maar u moet eerst bevestigen dat u ondanks deze waarschuwingen wilt doorgaan met publiceren.
- Fouten (rood) moeten eerst worden opgelost voordat het patiëntrecord kan worden gepubliceerd.