Organisatie Beheerders (admins)

1. Introduction

Als organisatiebeheerder bent u verantwoordelijk voor het beheren van gebruikers, rollen en toegangsrechten binnen uw organisatie. In het Self Service Portaal doet u dit met behulp van bedrijfsrollen en applicatierollen: bedrijfsrollen bundelen de standaardrechten die horen bij een functieprofiel, terwijl applicatierollen de meer specifieke toegang binnen een registratie bepalen.

Op deze pagina leest u hoe u gebruikers toevoegt, accounts beheert en per gebruiker de juiste toegang instelt via deze rollen.

2. Gebruikersbeheer

2.1 Nieuw gebruikers uitnodigen

Via gebruikersbeheer kunt u nieuw gebruikers toevoegen. Zij ontvangen een uitnodiging waarmee zij een account kunnen aanmaken.

2.2 Verouderde accounts verwijderen

Verwijder gebruikers die geen toegang meer nodig hebben. Dit houdt het bestand veilig en actueel.

2.3 Gebruikersrechten aanpassen

Per gebruiker kunt u rollen en rechten wijzigen. Dit bepaalt tot welke registraties en functies iemand toegang heeft.

2.4 Groepsbewerking

Met groepsbewerking kunt in één handeling rollen en rechten aanpassen voor een groep gebruikers.

3. Zelfservice voor gebruikers

Gebruikers kunnen zelf:

• Hun eigen accountgegevens aanpassen
• Zelf toegang aanvragen voor nieuwe registraties

Dit vermindert de werkdruk voor beheerders en versnelt het aanvraagproces.

4. Rollen en toegangsbeheer

Toegang binnen het Self Service portal is gebaseerd op twee soorten rollen: bedrijfsrollen en applicatierollen.

Per gebruiker kunt u instellen welke toegang wordt toegekend via bedrijfsrollen en applicatierollen.
Wanneer u een bedrijfsrol selecteert, worden de bijbehorende applicatierollen automatisch toegepast. Deze vormen de standaardrechten voor een gebruiker op basis van zijn of haar functieprofiel.

Indien een gebruiker extra of afwijkende toegang nodig heeft, kunt u aanvullende applicatierollen handmatig toevoegen. Deze handmatige keuzes worden duidelijk gemarkeerd, zodat zichtbaar blijft welke rechten automatisch uit de bedrijfsrol komen en welke u zelf hebt toegevoegd.

4.1 Bedrijfsrollen

Een bedrijfsrol is een vooraf ingestelde rol die past bij een functieprofiel binnen uw organisatiestructuur, denk aan rollen zoals:

• Verpleegkundig specialist
• Applicatiebeheerder
• Teamleider Zorgregistratie

Een bedrijfsrol bevat één of meerdere applicatierechten. Door bedrijfsrollen vooraf in te richten, krijgt iedere gebruiker automatisch de juiste standaardtoegang.

4.1.1 Beheren van bedrijfsrollen

U kunt bedrijfsrollen toevoegen en beheren:

• Bedrijfsrollen zijn in te richten via het menu

• Via de dropdown functie bovenin het console

4.1.2 Overzicht bedrijfsrollen

In het overzicht bedrijfsrollen ziet u per rol:

1. De naam van de rol
2. Een korte beschrijving
3. Gekoppelde rechten of registraties
4. Aantal gebruikers dat deze rol momenteel heeft
5. Gebruik de knop “+” om een extra bedrijfsrol toe te voegen

• Vanuit dit overzicht kunt u eenvoudig nieuwe rollen toevoegen of bestaande rollen aanpassen.

4.1.3 Bedrijfsrol toevoegen:

1. Voer een naam in
2. Kies een afkorting van de naam
3. Voeg een beschrijving toe die het doel van deze rol uitlegt
4. Gebruik de filtervelden om sneller te zoeken
5. Selecteer alle rechten die u aan deze bedrijfsrol wilt koppelen
   

4.2 Applicatierollen: Specifieke toegangrechten toekennen

4.2.1 Automatisch toegewezen applicatierollen

Applicatierollen die gekoppeld zijn aan een bedrijfsrol worden automatisch toegepast (grijs vakje)

4.2.2 Handmatig aanvullende applicatierollen toevoegen

1. Selecteer de gebruiker die u wilt bewerken
2. Vink de bedrijfsrollen aan die u aan deze gebruiker wilt koppelen
3. Applicatierollen die bij die bedrijfsrollen horen worden automatisch geselecteerd (grijs vakje)
4. Wijzigingen die u handmatig doet in applicatierollen worden duidelijk gemarkeerd
5. Indien nodig kunt u extra applicatierollen toevoegen bovenop de bedrijfsrollen

• Met deze werkwijze zorgt u ervoor dat iedere gebruiker de juiste toegang krijgt op basis van zijn of haar functie binnen de organisatie.

4.3 Groepsbewerking

Met groepsbewerking kunt u in één handeling rollen en rechten aanpassen voor een groep gebruikers. Dit maakt het beheer vooral efficiënter bij:

• Nieuwe teams of afdelingen
• Wijzigingen in functieprofielen
• Organisatorische herstructureringen

Groepsbewerking uitvoeren:

1. Ga naar Gebruikersbeheer
2. Selecteer meerdere gebruikers
3. Kies Wijzig machtigingen
4. Pas de gewenste rollen toe in één handeling’

• Dit zorgt voor een snelle én consistente inrichting van toegangsrechten binnen uw organisatie

5. Voordelen voor beheerders

Het beheren van gebruikers via het Self Service Portaal biedt u:

• Veilige en consistente toegang
• Minder handmatig werk dankzij groepsbewerking en bedrijfsrollen
• Een duidelijke structuur in gebruikers- en rollenbeheer
• Meer zelfstandigheid voor gebruikers, doordat zij zelf toegang kunnen aanvragen
• Overzicht over alle toegewezen rollen en rechten binnen uw organisatie