Veelgestelde vragen

Wat is usermanagement?

Usermanagement betekent het beheren van gebruikersaccounts. Binnen het usermanagement kunnen accounts aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd worden.

Welke browser kan ik het beste gebruiken voor het self-service portaal?

De aanbevolen browsers voor de MRDM producten zijn Google Chrome en Mozilla Firefox. Het self-service portaal kan ook geopend worden via Safari en Microsoft Edge. Gebruik van Internet Explorer is niet langer mogelijk voor onze producten.

Wat zijn de voordelen van het self-service portaal?

Het self-service portaal biedt een aantal voordelen:

• Transparantie: Contact personen van de registratie hebben inzicht in wie er toegang heeft tot welke registraties. Gebruikers van de applicaties kunnen in één overzicht welke toegangsrechten ze hebben voor welke applicaties.
• Snelheid: Contact personen kunnen direct toegang verlenen aan collega’s en er worden automatisch berichten verstuurd als iemand een nieuw account heeft of andere rechten. Gebruikers kunnen sneller accounts en/of extra toegangsrechten aanvragen zonder tussenkomst van de service desk.
• Intuïtief: Eenvoudig beheer van accounts en toegangsrechten in het portaal een gemakkelijke aanvraagformulieren voor accounts en toegangsrechten.
• Veilig: Ziekenhuizen hebben het beheer van gebruikers en toegangsrechten zelf in beheer.

Is het self-service portaal te gebruiken voor alle applicaties?

Het self-service portaal is op dit moment te gebruiken voor de volgende MRDM applicaties:

• DataEntry
• DataConnect
• Codman

Is Single Sign-on (SSO) ook mogelijk voor het self-service portaal?

Ja, dit is zeker mogelijk. Sinds kort is bij een aantal zorginstellingen “Single sign-on” (eenmalig inloggen) geïmplementeerd. Authenticatie van de gebruiker is dan gekoppeld aan het bestaande werkaccount i.p.v. een MRDM account.  

Na het invullen van uw mailadres wordt u doorgelinkt naar de inlogpagina van de eigen zorginstelling. Eenmaal ingelogd bij het werkaccount hoeft u in het vervolg niet nogmaals een wachtwoord in te voeren om het Self-service portaal te gebruiken.

Mocht u ook interesse hebben in een Single Sign On tussen uw instellings en de MRDM-producten: dit is zo geregeld! Mail naar servicedesk@mrdm.nl om u aan te melden. 

Hoe registreer ik het telefoonnummer van mijn collega in het SSP?

Wanneer u een telefoonnummer wenst vast te leggen in het Self-Service Portaal dan doet u dit door een + voor het telefoonnummer te plaatsen.

Kan er meer dan 1 organisatiebeheerder voor mijn zorginstelling aangewezen worden?

Ja, dit kan zeker. De huidige organisatiebeheerder kan meerdere andere admins aanwijzen in het self-service portaal.

U kunt – indien u zelf organisatiebeheerder bent – in het self-service portaal de betreffende persoon selecteren die u wil toevoegen als organisatiebeheerder. Achter de persoonsnaam staan drie bolletjes (Acties) waarbij u kunt kiezen voor ‘Beheerdersrol toewijzen’. Als u dit kiest maakt u de geselecteerde persoon ook beheerder binnen uw organisatie.

Het is ook mogelijk om een geheel nieuw persoon uit te nodigen als organisatiebeheerder. Dit doet u door rechtsboven in het self-service portaal te klikken op het plusje naast de zoekbalk. U kunt dan kiezen voor ‘beheerders uitnodigen’.

Waarom mogen alleen organisatiebeheerders nieuwe contactpersonen aanwijzen? 

De rol van de contactpersoon draagt de verantwoordelijkheid voor het verlenen van toegang aan gebruikers tot diverse gegevens, waaronder patiëntgegevens. Het is belangrijk dat organisaties ervoor zorgen dat die rol op een verantwoorde wijze wordt toegewezen en vandaar kan dit alleen via de organisatiebeheerder.

Waarom mag alleen een organisatiebeheerder een persoon verwijderen en een contactpersoon niet?

Contactpersonen zijn over het algemeen medisch specialisten of kwaliteitsmedewerkers binnen de zorginstelling. Een organisatiebeheerder heeft vaak meer overzicht welke collega’s binnen uw zorginstelling accounts nodig hebben. Indien u toch graag de mogelijkheid wil krijgen om accounts te verwijderen als contactpersoon dan kunt u de huidige organisatiebeheerder binnen uw zorginstelling vragen om u ook admin rechten te geven.

Voor wie is het self-service portaal toegankelijk?

Alleen organisatiebeheerders (admins) en contactpersonen binnen uw zorginstelling hebben toegang tot het self-service portaal.

Ik ben contactpersoon maar ik heb geen toegang tot het self-service portaal. Hoe kan dit?

Voor de onboarding van alle ziekenhuizen is gekozen voor een livegang met twee organisatiebeheerders per ziekenhuis. Deze organisatiebeheerders kunnen u toegang geven tot het self-service portaal waar u de rol als contactpersoon voor een bepaalde registratie weer op u kunt nemen.

U kunt via het self-service portaal aanmeldformulier aangeven dat u contactpersoon wil zijn voor een bepaalde registratie. De organisatiebeheerder van uw ziekenhuis kan deze rechten dan aan u verlenen. U kunt via dit formulier een account als contactpersoon krijgen voor het self-service portaal.

Hoe kan ik zien wie contactpersonen zijn per registratie?

Dit kunt u zien door gebruik te maken van het filter in het self-service portaal. Aan de rechterkant aan de bovenzijde van het portaal vindt u de filter knop. Onder ‘Toegang’ klikt u bij ‘Registratie’ de betreffende registratie aan en bij ‘Rol’ selecteert u ‘Contact Person’. Klik vervolgens op de knop ‘Klaar’. In het overzicht verschijnen dan alle contactpersonen van de gekozen registratie. Dit betreft alleen een verzicht van de contactpersonen voor registraties die beschikbaar zijn in het self-service portaal.

Hoe kan ik opzoeken welke personen in mijn organisatie toegang hebben tot een applicatie?

Hiervoor kunt u de filterfunctie gebruiken. Wanneer u up de filter knop drukt, klikt u op toegang en vervolgens vinkt u de applicatie aan. De mensen die dan overblijven in de lijst hebben toegang tot de betreffende applicatie.

Kan ik ook wachtwoorden resetten voor mijn collega’s?

Nee, wachtwoorden resetten kan niet via het self-service portaal. Als u uw wachtwoord bent vergeten, klik dan op ‘Wachtwoord vergeten?’ onder de velden waar u normaliter uw naam en wachtwoord invult bij de MRDM applicaties. Daarna vult u uw e-mailadres in en ontvangt u een link om uw wachtwoord te resetten.

Ik krijg als admin een aanvraag van een collega in het SSP maar ik kan niet op de knop ‘aanvraag goedkeuren’ klikken. Hoe werkt dit? 

De aanvrager geeft in het opmerkingenveld van het aanmeldformulier aan waar hij of zij rechten voor wil aanvragen. U kunt dan vervolgens in het Self-service portaal aangeven voor welke systemen u de betreffende collega rechten zou willen geven. Onder het kopje ‘Toelichting aanvrager’ kunt u zien wat de aanvrager heeft ingevuld in het aanmeldformulier. 

Wanneer uw collega bijvoorbeeld heeft aangegeven handmatig te willen registreren voor de DACI registratie dan vinkt u DataEntry aan in de lijst met rechten onder de DACI registratie. Hierna zal de knop ‘aanvraag goedkeuren’ groen kleuren en kunt u de rechten uitgeven.

Het telefoonnummer is niet meer verplicht in het aanmeldformulier. Is dat dan ook niet meer nodig bij het inloggen?

Het telefoonnummer hoeft inderdaad niet verplicht te worden ingevoerd. Gebruikers kunnen zelf de multi-factor authenticatie (MFA) instellen en daarbij zelf het eigen telefoonnummer invoeren. Het is niet essentieel om dit vooraf te doen bij het aanmaken van een account.

Hoe kan ik een account verwijderen voor een collega die uit dienst gaat?

De organisatiebeheerder kan accounts verwijderen. Dit doet u door met uw muis op de betreffende persoon te gaan staan, er verschijnt dan een potlood. Klik op het potlood, vervolgens opent het scherm met gegevens van de betreffende persoon. Onderaan vindt u de knop ‘Verwijder uit organisatie’. Als u hier op klikt kunt u de betreffende persoon verwijderen uit uw organisatie in het self-service portaal.

Ik probeer een account aan te maken voor mijn collega in het SSP, echter verschijnt er een melding dat de e-mail extensie niet overeenkomt met de organisatie. Deze melding verschijnt onterecht, hoe kan ik dit oplossen?

Heeft u wellicht een extra spatie achter het e-mailadres ingevoerd? Wanneer er een extra spatie achter het e-mailadres staat is het niet mogelijk om een nieuwe gebruiker uit te nodigen voor het Self-service Portaal. Indien u geen extra spatie achter het emailadres heeft geplaatst – en het verzenden van de uitnodiging niet lukt – kunt u contact opnemen met onze servicedesk via de gegevens onderaan de pagina.

Wanneer ik iemand toevoeg in het SSP, hoe weet ik dat deze persoon inloggegevens krijgt?

Onderin het scherm wordt in een opmerking weergeven over dat een gebruiker per mail wordt geïnformeerd. Daarnaast wordt in het overzicht onder ‘status’ weergeven wat de status van een account is:

• Een envelopje betekent dat de gebruiker een uitnodiging heeft ontvangen, maar deze nog niet heeft gebruikt. Mocht deze uitnodiging gedurende een lange tijd uitstaan, dan kan men middels de puntjes achter iemands account nogmaals de uitnodiging verzenden.
• Een cirkel die bestaat uit een stippellijn betekent dat een gebruiker wel een wachtwoord heeft aangemaakt, maar dat diegene de MFA nog moet instellen.
• Een groen vinkje betekent dat iemand een actief account heeft (wachtwoord en MFA ingesteld).
  Door met uw cursor over de statussen te gaan, wordt een toelichting zichtbaar.

Hoe kan het dat er personen in het SSP worden weergegeven zonder rollen?

Nog niet alle registraties zijn geconfigureerd in het SSP. Hierdoor kan het voorkomen dat personen in het overzicht meer rollen achter zijn/haar naam heeft staan dan wanneer op de persoon wordt geklikt en de rechten worden bekeken. Daarnaast kan het voorkomen dat men in het overzicht geen rollen heeft. Dit kan doordat het een openstaande aanvraag betreft, of doordat ooit bij de servicedesk is aangegeven dat iemand uit dienst is.

Waarom zie ik op de beginpagina van het portaal meer rollen achter een account staan dan als ik op de persoon klik en de toegang tot registraties bekijk?

Momenteel zijn nog niet alle registraties geconfigureerd in het self-service portaal. Omdat nog niet alle registraties zijn geconfigureerd, kunnen er discrepanties ontstaan doordat bij de rollen wel alle registraties worden meegenomen. Het kan dan voorkomen dat u meer rollen ziet op de beginpagina dan wanneer u op de persoon klikt en langs de rollen gaat. 

Wat is bij Codman het verschil tussen reader, en patiënt reader rechten? 

• Reader: data van het eigen ziekenhuis inclusief benchmark 
• Patiënt reader: data van het eigen ziekenhuis inclusief patiënt level data 

Hoe worden de rechten voor de snapshot studies (SSH-DCRA-COL1, SSH-DCRA-16-CH, SSH-DCRA-16-RL en SSH-DCRA-16-RT) verleend?

Toegang tot snapshot studies zal blijven lopen via de servicedesk. Stuur alstublieft een e-mail naar de servicedesk (servicedesk@mrdm.nl) met uw gegevens en voor welke snapshot studie u toegang wil.

Waarom zijn er zo veel verschillende rollen voor DataEntry bij de DHNA registratie?

Gezien de complexiteit en diversiteit van hoofd- en halstumoren is multidisciplinaire beoordeling van cruciaal belang voor een goede diagnose en behandeling. Daarom verzamelt de DHNA-registratie belangrijke informatie van verschillende specialisaties en zorgpersoneel zoals logopedisten, mondhygiënisten, diëtisten, fysiotherapeuten, radiotherapeuten en paramedici. Om deze informatie te verzamelen, gebruikt DataEntry verschillende rollen voor elk van de betrokken perspectieven.

Waarom zijn bepaalde registraties nog niet zichtbaar in het self-service portaal?

Voor een aantal registraties is het nog niet mogelijk om rechten en rollen toe te kennen in het self-service portaal. Wanneer een nieuwe registratie beschikbaar komt in het self-service portaal dan zal de organisatiebeheerder (admin) van uw zorginstelling hiervan op de hoogte gebracht worden.

Vooralsnog kunt de account aanvragen voor de registraties die nog niet beschikbaar zijn via het self-service portaal via onze servicedesk blijven doen.

Wat betekent MFA? 

Om de veiligheid en privacy te allen tijde te kunnen waarborgen en om te kunnen voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving omtrent Gezondheidsinformatiesystemen (die persoonlijke gezondheidsinformatie verwerken) dienen gebruikers in te loggen aan de hand van multi-factor authenticatie. 

Multifactorauthenticatie (MFA) is een authenticatiemethode waarbij twee verschillende stappen succesvol doorlopen moeten worden om toegang te krijgen tot bestaande applicaties. De eerste stap betreft altijd het wachtwoord dat bij het gebruikersaccount hoort. Met de MFA komt daar een tweede stap bij. MFA kan met verschillende tools gebruikt worden zoals authenticator applicaties, sms of email. Voor meer informatie, klikt u hier. 

Wat betekent de optie MFA resetten in het self-service portaal?

Als u de MFA reset voor uw collega betekent dit dat zij hun tweede stap voor authenticatie opnieuw moeten instellen middels de authenticator applicatie, via sms of email. Gebruik dit dus echt alleen wanneer dit noodzakelijk is en niet voor het opnieuw instellen van het wachtwoord. 

Waarom moet ik een verklaring afvinken als het self-service portaal opent?

MRDM vindt het belangrijk dat bij het gebruik van het self-service portaal gebruikers worden gewezen op het beleid van de eigen organisatie. De organisatie neemt deel aan een registratie waarin persoonsgegevens van patiënten worden verwerkt en daar moet zorgvuldig mee worden omgegaan. Zorgvuldig mee omgaan betekent dat zowel rekening gehouden wordt met het medisch beroepsgeheim als ook met de privacywetgeving. MRDM attendeert gebruikers via deze verklaring op hun verantwoordelijkheden, zodat gebruikers weten dat de acties die zij in het SSP uitvoeren, en die betrekking hebben op het verstrekken van toegang tot patiëntgegevens, in lijn zijn met het beleid en de afspraken die binnen de organisatie van toepassing zijn.