Veelgestelde vragen

Per wanneer gaat de Wkz in?

Op 1 januari 2026 is de gewijzigde Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), met daarin de bepalingen over kwaliteitsregistraties (Wkz), in werking getreden.

Wat houdt de Wkz in? 

De Wkz biedt een wettelijke grondslag voor het verzamelen en verwerken van gepseudonimiseerde persoonsgegevens voor kwaliteitsregistraties. Ook zijn de verantwoordelijkheden van registratiehouders en zorgaanbieders wettelijk vastgelegd. 

Wat verandert er onder de Wkz ten opzichte van de huidige situatie? 

Onder de Wkz is registratiehouder (bijv. DICA, HemoNED) verwerkingsverantwoordelijke voor de kwaliteitsregistraties. Zorgaanbieders blijven verantwoordelijk voor het verzamelen en pseudonimiseren van patiëntgegevens voordat deze worden aangeleverd. Daarom worden nieuwe deelnameovereenkomsten gesloten die aansluiten op de wettelijke rolverdeling. Het bestaande contract tussen de zorgaanbieders en MRDM komt dan te vervallen.

Hoe kunnen zorgaanbieders zich voorbereiden op de Wkz? 

Het SSC-DG heeft samen met onder andere NVZ – Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen, UMCNL en ZKN een landelijke routekaart opgesteld voor de implementatie van de Wkz. Deze routekaart helpt zorgaanbieders bij het plannen van activiteiten rondom contractering, pseudonimisering en gegevensaanlevering. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen voorbereidingen vóór en ná opname van kwaliteitsregistraties in het landelijke register. De registratiehouders sluiten aan bij deze landelijke aanpak en volgen de tijdslijnen en implementatiestappen zoals gecommuniceerd door het SSC-DG. Meer informatie en de actuele routekaart zijn beschikbaar via SSC-DG – Voor zorgaanbieders. 

Kunnen patiënten bezwaar maken tegen deelname? 

De wettelijke opt-outregeling treedt op 1 januari 2027 in werking. 

Waar kan ik terecht voor meer info of vragen over de Wkz? 

De landelijke toelichtingen en adviezen van VWS via: https://www.landelijkekwaliteitsregistratie.nl/actueel-faq/.

De veelgestelde vragen over de Wkz en de rol van DICA via:  https://dica.nl/thema/nieuwe-wetgeving-wkkgz/.

Waar kan ik vinden welke registraties reeds de toetsing hebben doorlopen?

De officiële bron voor dit overzicht zal het nationale register van het Zorginstituut Nederland worden. Daarin zullen alle registraties met positieve IGC/DGC adviezen worden opgenomen, zodat het openbaar is welke kwaliteitsregistraties onder de Wkz vallen. Echter is het register van Zorginstituut op dit moment nog niet beschikbaar. Daarom verwijzen we u tijdelijk naar de website van het Shared Services Center, waar onder FAQ een overzicht te vinden is van registraties en de status van de toetsing. Ook kunt u op de volgende website van DICA een overzicht zien van de reeds goedgekeurde DICA-registraties: https://dica.nl/thema/nieuwe-wetgeving-wkkgz/.

Waarom moet ik iemand eerst toewijzen om het contract te ondertekenen? 

Omdat de contracten vaak naar algemene (RvB) emailadressen worden gestuurd, is het nodig om iemand toe te wijzen die de contracten namens uw zorginstelling gaat ondertekenen. Dit kunt u doen door de naam en emailadres van de tekenbevoegde in te vullen. Deze persoon zal vervolgens een melding ontvangen van Contracten MRDM om de documenten te controleren. 

Indien u alleen de contracten wil doornemen, kunt u dat doen door te klikken op ‘Document bekijken’. 

Hoe kan ik de tekenbevoegde wijzigen?

Als u als tekenbevoegde bent aangewezen voor uw zorginstelling en u wilt dit wijzigen naar een andere persoon, dan kunt u dat doen door rechts bovenin naast de knop ‘Voltooien’ op de omlaag gerichte pijl te klikken. Hier ziet u meerdere acties, waaronder “Toewijzing wijzigen”.

Ik wil het contract niet digitaal ondertekenen maar downloaden en met de hand ondertekenen. Hoe kan ik dat doen? 

Dat kunt u doen door rechts bovenin naast de knop ‘Voltooien’ op de omlaag gerichte pijl te klikken. Hier ziet u meerdere acties, waaronder “Afdrukken & ondertekenen”.   

Vervolgens kunt u kiezen om het contract daarna weer te uploaden (of, indien gewenst, met fax terug te sturen).

Daarna kunt u de contracten downloaden.  

We willen u dan wel vragen om het getekende contract daarna weer te uploaden via DocuSign om de ondertekening te voltooien. Dit kunt u doen door bovenstaande stappen opnieuw te volgen en dan bij de pop-up “Afdrukken & Ondertekenen: document downloaden” te klikken op “Document retourneren”.

U kunt het getekende contract daarna uploaden en dit afronden door op ‘Voltooien” te klikken. 

Let op: contracten die buiten DocuSign om terug worden gestuurd worden niet geaccepteerd. We zullen u alsnog vragen om deze contracten te uploaden via DocuSign om op die manier het proces te voltooien.

Ik zie iets wat niet klopt in mijn contracten. Wat moet ik doen?  

 U kunt dan een bericht sturen hierover naar contracten@mrdm.nl. Zij zullen dan ervoor zorgen dat de wijziging wordt doorgevoerd en nieuwe contracten met u worden gedeeld. 

Kan ik iets wijzigen in 1 van de toegestuurde contracten en de rest van de contracten wél ondertekenen?

DICA heeft bewust ervoor gekozen om de Raamovereenkomst en de Codman Connect contracten los van elkaar te versturen zodat deze los van elkaar ondertekend kunnen worden. 

Kan ik de ondertekende contracten downloaden voor mijn eigen administratie? 

Ja, dat kan. Zodra alle partijen het contract hebben ondertekend, krijgt de envelope de status “Voltooid” en ontvangt u hierover een e-mail vanuit DocuSign. Via de link in deze e-mail, of door in te loggen op DocuSign en de envelope te openen, kunt u het volledig ondertekende document downloaden.

We raden aan om het ondertekende contract na afronding altijd zelf te downloaden en op te slaan in uw eigen archief. Zo heeft u er altijd toegang tot, ook als de toegang binnen DocuSign op een later moment wijzigt. 

Hoe wordt mijn handtekening opgeslagen binnen DocuSign?

 Uw handtekening wordt niet als los, herbruikbaar bestand opgeslagen. In plaats daarvan wordt de ondertekening vastgelegd in het document zelf en in een certificaat van voltooiing, met daarin onder andere het tijdstip van ondertekening, het gebruikte e-mailadres en technische verificatiegegevens. Dit certificaat is onderdeel van het ondertekende document en wordt gebruikt als juridisch bewijs van de ondertekening. 

Wie heeft na afronding van het ondertekenproces nog toegang tot de documenten? 

Binnen MRDM heeft het Contract Management-team toegang tot de getekende contracten. Daarnaast worden de getekende contracten gedeeld met het Compliance-team van DICA.  

Binnen uw zorginstelling hebben de ondertekenaar(s) en de contactpersonen die in de cc zijn toegevoegd toegang tot het getekende contract via DocuSign. 

Waarom ontvang ik nieuwe overeenkomsten? 

De nieuwe overeenkomsten leggen de verantwoordelijkheden van de registratiehouder, MRDM en zorgaanbieders vast volgens de Wkz. Hiervoor worden de standaarddocumenten van het SSC-DG gebruikt. In het geval van DICA worden deze aangevuld met de door SSC-DG geadviseerde bepaling over het continueren van de doorlevering van indicatoren. 

Wanneer moeten de nieuwe overeenkomsten worden ondertekend? 

 De registratiehouders benaderen zorgaanbieders volgens de landelijke planning. Dat betekent dat zij uitgaan van ondertekening tijdens de zomermaanden. Zolang een registratie nog niet definitief is opgenomen in het register en de landelijke pseudonimiseringsdienst nog niet volledig operationeel is, blijven de bestaande afspraken en processen van Kracht. Hiermee volgen zij de landelijke adviezen vanuit VWS en het SSC-DG. 

Welke gegevens moeten zorgaanbieders aanleveren?

Zorgaanbieders zijn verplicht om alle gegevens aan te leveren die zijn opgenomen in de vastgestelde data dictionary van de betreffende registraties, voor zover zij patiënten uit de registratiepopulatie behandelen.  
Deze verplichting volgt rechtstreeks uit de wet en is niet facultatief.  

Wanneer kunnen zorgaanbieders aanleveren via ZorgTTP? 

ZorgTTP wordt momenteel landelijk ingericht als centrale pseudonimiseringsdienst voor kwaliteitsregistraties onder de Wkz. De technische inrichting van ZorgTTP bij een zorgaanbieder betekent niet automatisch dat direct kan worden aangeleverd via ZorgTTP voor kwaliteitsregistraties. Ook aan de zijde van de registratiehouders en MRDM zijn hiervoor nog technische en procesmatige stappen nodig. De registratiehouders, MRDM, ZorgTTP en het SSC-DG werken gezamenlijk aan een beheerste en uniforme implementatie. 

Hoe lang worden gegevens bewaard?

De bewaartermijn verschilt per kwaliteitsregistratie en is vastgelegd in het register van Zorginstituut Nederland. Daarna worden gegevens vernietigd of uitsluitend nog in niet-herleidbare vorm gebruikt. 

Kunnen gegevens nog handmatig worden aangeleverd? 

Ja, handmatige aanlevering van gegevens blijft vooralsnog mogelijk. MRDM en registratiehouders werken echter toe naar meer geautomatiseerde aanleverprocessen in de toekomst, om zo de administratieve last bij zorgaanbieders te verminderen.  

Wat gebeurt er met bestaande koppelingen voor registraties (PALGA, EVS, DBC)? 

Koppelingen blijven voorlopig werken. Waar nodig zullen gedurende het jaar aanpassingen worden doorgevoerd. Hierover zullen registratiehouders en MRDM gericht en tijdig de betrokken zorginstellingen informeren. Het is echter van groot belang dat u uw manier van aanleveringen niet wijzigt om het functioneren van deze koppelingen te kunnen garanderen. 

Wat houdt “ pseudonimisering aan de bron” precies in? 

Onder de Wkz is het kwaliteitsregistraties toegestaan persoonsgegevens te verwerken wanneer deze niet nadrukkelijk vereist zijn voor het doel van de kwaliteitsregistratie. De wet bepaalt dat zorgaanbieders verplicht zijn om de benodigde gegevens gepseudonimiseerd aan te leveren bij kwaliteitsregistraties. Dit betekent dat de gegevens binnen de kwaliteitsregistratie niet direct herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. 

De inhoudelijke en technische specificaties voor deze pseudonimisering worden door de registratiehouder vastgesteld. De onderbouwing hiervan is vastgelegd in de Data Protection Impact Assessment (DPIA). Deze DPIA is een verplicht onderdeel van de toetsing voorafgaand aan opname in het Register voor kwaliteitsregistraties bij Zorginstituut Nederland.

Wie is verantwoordelijk voor de pseudonimisering? 

Formeel ligt de verantwoordelijkheid voor pseudonimisering bij de zorgaanbieders: zij zijn verplicht om de benodigde gegevens gepseudonimiseerd aan te leveren bij kwaliteitsregistraties. De landelijke voorziening ZorgTTP ondersteunt dit proces en te zorgen voor een uniforme en veilige aanpak. De registatiehouders hebben een coördinerende en regisserende rol voor haar kwaliteitsregistraties. In samenwerking met haar dataverwerker MRDM onderhouden registratiehouders nauw contact met ZorgTTP om een vlotte en uniforme inrichting voor alle kwaliteitsregistraties te organiseren. Hierbij borduren we voort op de inzichten uit de pilot die MRDM en ZorgTTP samen met het SSC-DG hebben uitgevoerd. 
 
Zo wordt dragen we eraan bij dat: 

• – zorgaanbieders geen eigen, afwijkende pseudonimisering hoeven te ontwikkelen. 

• – pseudoniemen consistent zijn waar nodig; 

• – historische data veilig kan worden meegenomen 

Wanneer moeten zorgaanbieders starten met de implementatie van pseudonimisering? 

Het SSC-DG adviseert zorgaanbieders om tijdig te starten met de voorbereidingen voor aansluiting op de centrale pseudonimiseringsdienst uitgevoerd door ZorgTTP. De daadwerkelijke ingebruikname voor kwaliteitsregistraties verloopt gefaseerd. De technische inrichting van ZorgTTP bij een zorgaanbieder betekent daarom niet automatisch dat direct kan worden aangeleverd voor alle kwaliteitsregistraties. Ook aan de zijde van de registratiehouders en MRDM vinden hiervoor nog technische en procesmatige voorbereidingen plaats. 

Wat betekent de Wkz voor het gebruik van het BSN in kwaliteitsregistraties? 

Onder de Wkz is het uitgangspunt dat persoonsidentificerende gegevens (zoals BSN) niet langer rechtstreeks worden verwerkt binnen kwaliteitsregistraties, tenzij dit aantoonbaar noodzakelijk is. Registratiehouders en MRDM zijn gezamenlijk bezig met de voorbereidingen om de impact van het wegvallen van persoonsidentificerende gegevens op een beheerste en uniforme manier te mitigeren. Hierbij wordt gekeken naar: 

• – de gevolgen voor datakoppeling en longitudinaliteit; 

• – de impact op bestaande en toekomstige indicatoren; 

• – alternatieve oplossingen binnen de centrale pseudonimisatiestructuur. 

Op dit moment is het te vroeg om per registratie of per indicator concrete uitspraken te doen over de toekomstige invulling. Zodra er meer duidelijkheid is over de definitieve inrichting en de gevolgen voor gebruikers, zullen registratiehouders en MRDM hierover actief, centraal en breed communiceren. Tot die tijd blijven de bestaande aanleverprocessen ongewijzigd. 

Hoe zit het met historische data? Moet deze ook gepseudonimiseerd worden? 

Om de continuïteit van de kwaliteitsregistratie te behouden, zal ook historische data worden gepseudonimiseerd . De registratiehouders en MRDM zorgen ervoor dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt zal worden van pseudoniemen op basis van persoonsgegevens die reeds verzameld worden, zodat historische data hierin eenvoudig kan worden meegenomen. 

Hoe worden patiënten gevolgd die door meerdere zorgaanbieders worden behandeld?

De landelijke pseudonimiseringsvoorziening zorgt voor stabiele pseudoniemen, waardoor gegevens van dezelfde patiënt veilig kunnen worden gekoppeld. Zolang dezelfde persoonsgegevens correct worden aangeleverd, zal een pseudoniem voor een persoon dan ook gelijk zijn tussen zorgaanbieders. 

Waarom zijn de wijzigingen in de patientidentificatie nodig? 

De wijzigingen zijn nodig om patiëntidentificatie binnen de kwaliteitsregistraties aan te laten sluiten op de uitgangspunten van de Wet kwaliteitsregistraties zorg (Wkz) en het nieuwe Data Platform van MRDM. 

Zijn inhoudelijke patiëntgegevens gewijzigd? 

Nee, alleen lege en duplicate UPN-waarden zijn aangepast. Inhoudelijke gegevens zijn niet gewijzigd. 

Hoe herken ik een gecorrigeerde UPN? 

Gecorrigeerde UPN’s zijn herkenbaar aan de volgende structuur: 

• – EMPTY-x 

• – UPN-DUPLICATE-x 

Heeft dit invloed op mijn indicatoruitkomsten? 

De wijzigingen betreffen uitsluitend een beperkt aantal records met lege of duplicate UPN-waarden. Naar verwachting is de impact beperkt.

Waarom behoudt slechts één record de oorspronkelijke UPN? 

Voor een correcte patiëntidentificatie moet iedere UPN uniek zijn binnen een kwaliteitsregistratie. Daarom behoudt alleen het meest recente record de oorspronkelijke waarde, met als uitgangspunt dat vervolgaanleveringen voor dit record het meest aannemelijk zijn.  

Kan ik gecorrigeerde UPN-waarden zelf aanpassen? 

Ja. Indien een ziekenhuis beschikt over de correcte oorspronkelijke UPN kan deze worden vervangen in Data Entry.

Gelden deze wijzigingen ook voor historische data? 

Ja. De correcties zijn uitgevoerd op reeds aanwezige registratiedata, aangeleverd tussen 2013 en 2026.  

Geldt dit voor alle DICA-kwaliteitsregistraties? 

Alle kwaliteitsregistraties behalve de DGEA vallen onder deze wijziging. Voor de DGEA loopt momenteel een separaat traject. 

Wat is een dataset-key? 

Een dataset-key is de sleutel waarmee records binnen een kwaliteitsregistratie uniek worden geïdentificeerd en beheerd. Vanaf deze wijziging wordt UPN hiervoor als primaire sleutel gebruikt. 

Hoe weet ik of er voor mijn ziekenhuis records zijn aangepast? 

MRDM kan voor uw ziekenhuis inzicht geven in de uitgevoerde correcties. Neem contact op met de Servicedesk om deze informatie op te vragen. 

Moet mijn ziekenhuis actie ondernemen? 

Nee. De beschreven wijzigingen zijn reeds centraal door MRDM uitgevoerd. 

Op welk termijn zal het BSN helemaal geen onderdeel meer zijn van DICA-kwaliteitregistraties?

Er is bewust voor gekozen om de rol van het BSN binnen de registraties te beperken, maar de variabele op dit moment is nog niet volledig te verwijderen. Vooralsnog zijn er geen definitieve besluiten of tijdslijnen vastgesteld voor het volledig uitfaseren van het BSN-veld. Indien hierover nieuwe ontwikkelingen zijn, zullen DICA en MRDM ziekenhuizen hierover informeren.

Hoe dient mijn organisatie BSN en UPN aan te leveren?

Het idcode-veld (voorheen gebruikt voor het BSN) niet langer de leidende variabele is voor patiëntidentificatie. Het UPN (Uniek Patiënt Nummer) neemt deze rol over. Wij begrijpen dat ziekenhuizen vanwege de eisen vanuit de Wkz kunnen besluiten om geen BSN meer aan te leveren. De doorgevoerde wijzigingen ondersteunen deze situatie. Indien u stopt met het aanleveren van BSN’s adviseren wij om geen nieuwe, willekeurige identificatiewaarden te introduceren, maar het idcode-veld te vullen met een placeholder totdat een structurele landelijke oplossing beschikbaar is voor patiëntidentificatie op basis van pseudoniemen. Wel blijft het belangrijk om patiëntidentificatie gedurende de transitieperiode zo consistent mogelijk te houden, zodat patiëntgegevens binnen registraties correct gekoppeld kunnen blijven worden.

• U levert BSN aan in het idcode-veld: 
• Blijf dit voorlopig doen totdat hierover nadere communicatie volgt.
• U levert al consistente, niet-BSN waarden aan in het idcode-veld: 
• Blijf deze waarden consistent gebruiken. Hiermee blijft koppeling van patiëntgegevens binnen registraties mogelijk. Aan deze waarden zijn momenteel geen aanvullende eisen verbonden.
• U levert BSN aan in het idcode-veld en wilt hiermee stoppen: 
• Vul het idcode-veld dan bij voorkeur met een placeholder (bijvoorbeeld N/A) en kies voor de optie ‘Anders/onbekend’ voor de variabele ‘Land Burger Service Nummer’. Het introduceren van nieuwe, willekeurige waarden heeft op dit moment weinig toegevoegde waarde. Zodra de landelijke pseudoniemen van ZorgTTP beschikbaar zijn, zullen deze de koppeling van patiëntgegevens naar verwachting ondersteunen. Verder resulteert het leeg laten van dit veld leidt niet tot afkeuring van de aanlevering, maar wel in een foutmelding.

Ongeacht de gekozen werkwijze blijft het van groot belang dat UPN-waarden consistent worden aangeleverd en zoveel mogelijk aansluiten op eerdere aanleveringen. Dit is essentieel om patiëntgegevens binnen registraties correct aan elkaar te kunnen blijven koppelen.
Het aanleveren van een BSN is niet langer verplicht.