PROMs batch aanleveringen
Een PROMs registratie is opgebouwd uit een aantal gestandaardiseerde vragenlijsten. U kunt deze vragenlijsten beschouwen als generieke bouwblokken die samen één PROMs registratie vormen.
Aanleveren van de data
De data van een gestandaardiseerde vragenlijst legt u vast in een separaat bestand. Bij het uploaden van uw data via Data Connect, upload u iedere PROMs lijst in een los bestand (of batch). Meer informatie over het uploaden van de bestanden bij de Data Connect ontvangt u bij uw account.
Extra procesvariabelen
Omdat een vragenlijst binnen verschillende PROMs registraties én op verschillende meetmomenten kan worden ingezet, zijn er ‘procesvariabelen’ toegevoegd aan de vragenlijsten. Hiermee kunnen de verschillende vragenlijsten en meetmomenten met elkaar worden gekoppeld.
De variabelen kunt u in de datadictionary van een vragenlijst terugvinden. De variabelen moeten voor ieder record aangeleverd worden. Bij het ontbreken van één van de variabelen, kan het record niet verwerkt worden.
Patient-URI
Dit is de variabele die een respondent uniek identificeert binnen uw organisatie. De waarde die u aanlevert op deze variabele moet dus altijd uniek zijn per respondent. Deze waarde kan voor één respondent dus niet afwijken tussen de verschillende vragenlijsten en/of meetmomenten. Wanneer u op een later moment opnieuw data voor de patiënt aanlevert moet dezelfde patient-URI worden aangeleverd. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van het unieke patiëntnummer (UPN) van uw organisatie.
Id
Deze variabele geeft aan namens welke instelling u de data aanlevert. U ontvangt deze waarde(n) bij aanmelding, van de MRDM servicedesk.
Registration
Deze variabele geeft aan voor welke registratie u data aanlevert. Sommige vragenlijsten komen voor in meerdere registraties (zoals de vragenlijst EORTC-QLQ-C30, die gebruikt wordt in de registraties DCRA, DHNA en NBCA). In de variabele ‘registration’ geeft u aan bij welke registratie de data hoort.
Moment
Via deze variabele geeft u aan voor welk meetmoment binnen een registratie de data wordt aangeleverd. In het tabblad opties kunt u vinden welke waarde hoort bij welk meetmoment.
In het meegeleverde meetmomenten-document kunt u zien welke waarden horen bij welk meetmomenten. Bijvoorbeeld; 1 = Baseline en 2 = 6 maanden na OK-datum.
Sys-date-started
Deze variabele geeft de datum en tijd aan waarop de respondent uitgenodigd is voor de vragenlijst. Indien dit gegeven niet beschikbaar is, kunt u hier ook de datum en tijd aanleveren van het afronden van de vragenlijst (=sys-date-submitted).
Sys-date-submitted
Deze variabele geeft de datum en tijd aan waarop de respondent de vragenlijst heeft afgerond.
Sys-status
Deze variabele geeft de status aan van het invullen van de vragenlijst. Bij batch-aanleveringen moet deze variabele altijd waarde 1 (=Complete) of 2 (=Partial) zijn.
Source
Deze variabele geeft de bron van de data aan. In het geval van batch-aanleveringen moet deze variabele altijd de waarde 1 (=Batch) bevatten.
Token
U kunt deze variabele weglaten uit uw datasets. Dit is een variabele die voor u als batch-leverancier niet relevant is.
LET OP: Aanvullende afstemming met MRDM is nodig indien u voorheen voor het verzamelen en aanleveren van PROMs gegevens gebruik maakte van het DICA basissysteem en u over wilt stappen op een andere methode: via een Portal/Leverancier of via het EPD.
Er bestaat een risico dat er overlap zit tussen de gegevens van patiënten die vragenlijsten hebben ingevuld in het basissysteem en de patiënten die op de nieuwe manier vragenlijsten invullen. Om te voorkomen dat patiënten onterecht dubbel in de databases worden opgeslagen, is het zaak dat u het gebruik van het basissysteem vermeldt bij onze servicedesk.